Microsoft 365 と Outlook の組み合わせで自組織のメンバーからのメールを特定のフォルダに移動させる方法

メールの振り分けで、「自社社員からのメールを【社員】フォルダに移動させる」というのは、割とよく使うと思うのですが、Microsoft 365(というか、その裏で動いている Exchange Online)と Outlook の組み合わせでこれをやろうとすると、意外に面倒です。

まず考えるのは、仕分けルールで【差出人のアドレスに 特定の文字 が含まれる場合】を選び、文字列に「@example.com(自社の独自ドメイン)」を指定する方法ですが、これはうまくいきません。Microsoft 365 を利用している組織の中で送受信されるメールの場合、差出人情報としてメールアドレスを保持せず、代わりにユーザー情報を保持するためです。詳しい説明は、こちらをご覧ください。

そのため、Microsoft 365 を利用している組織の中では、【[差出人] が 名前/パブリックグループ の場合】の条件を使い、差出人に社員を列挙するのが最も簡単な方法となります。しかし、組織に属する社員が10人を超えてくると、ひとつひとつ選ぶのも骨が折れます。そこで以下の方法をお勧めします。

社員をまとめて仕分け条件に指定する方法

【メッセージヘッダーに 特定の文字 が含まれる場合】を選び、文字列に「X-MS-Exchange-Organization-AuthAs: Internal」を指定してください。これで組織内のユーザーを指定することができます。

このメッセージヘッダーは、送信者が Exchange 組織内で認証されていることを示すもので、外部の送信者の場合には、「X-MS-Exchange-Organization-AuthAs: Anonymous」と表示されたり、そもそもこのヘッダーが存在しません。メッセージヘッダーは送信側で任意に設定できるので、100%信用できるわけではないのですが、メールの振り分け目的であれば、実用上問題ないと思います(間違って振り分けられたら削除するなり、移動するなりすればよいので)。

この件に限らず、Microsoft 365 の環境は通常のメールサーバと挙動が違うことが多いので、管理者もユーザーも戸惑うことが多いのですが、ひとつひとつ解決していくしかないですね。。

この記事を書いた人

グッドネイバー

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